¿QUÉ ES INSCRIPCIÓN DE EMPLEADORES?
Se entiende por Inscripción la formalización que lleva a cabo el empleador para notificar a la Caja de Seguro Social su existencia y sus generales y al proceso mediante el cual la CSS le asigna un número de identificación (Número de Empleador), el cual le identificará de acuerdo a su ubicación geográfica y al tipo de actividad comercial a la cual se dedica la empresa. Bajo este número llevará a cabo todas las transacciones y relaciones con la Caja de Seguro Social mientras dure su existencia como Empleador.
¿QUIÉNES DEBEN INSCRIBIRSE?
Toda Persona Natural o Jurídica de derecho público o privado que opere en el territorio nacional y que exista una relación Empleado-Empleador.
¿QUÉ SE ENTIENDE POR EMPLEADOR?
Para los efectos de la Caja de seguro Social “Empleador” es toda Persona Natural o Jurídica de derecho público o privado que use los servicios de un trabajador en virtud de un contrato de trabajo expreso o tácito, mediante el pago de un salario o sueldo (Artículo 1 – Ley Orgánica CSS)
¿CUÁNDO TIENE QUE INSCRIBIRSE?
Todo Empleador debe presentar la Solicitud de Inscripción de Empleador desde el momento en que se inicie la relación Empleado-Empleador al menos con un (1) trabajador y pagar las correspondientes cuotas Empleado-Empleador desde el inicio de dicha relación laboral.
¿QUÉ DEBE HACER EL EMPLEADOR PARA LOGRAR SU INSCRIPCIÓN?
Debe presentarse a las oficinas del Depto. de Inscripción de Empleadores ubicadas en la Dirección de Ingresos de la Caja de Seguro Social, ubicadas en Clayton, Edificio 520, PB, a las Agencias 24 de Diciembre o Vía España en la ciudad capital, o en cualquiera de las Agencias del interior de la República, según le corresponda de acuerdo a la ubicación geográfica en que opere.
¿QUÉ REQUISITOS DEBE CUMPLIR EL EMPLEADOR PARA LA INSCRIPCIÓN DEL EMPLEADOR?
- Que el empleador haya iniciado operaciones con al menos un (1) trabajador
- Solicitud de Inscripción de Empleadores, completa y debidamente firmada. Formulario No.1.
- Registro de Firma para procesos con la Caja de Seguro Social a través del Sistema de Ingresos y Prestaciones Económicas (SIPE), firmado por el Empleador. Formulario N° 2 (anverso y reverso)
- Listado de los Empleados, indicando: Nombre completo, Número Seguro Social, (si tiene) Número de cédula, Salario, Fecha inicio de labores, cargo que desempeña, firmado por el Representante Legal. Formulario No. 4
- Poder Notariado que autoriza la entrega de Sobre Confidencial que contiene el usuario y contraseña para descargar la Firma Digital, en el evento que se presente una tercera persona a retirar el Sobre Confidencial debe presentar copia de su cédula como apoderado y del Representante Legal (legibles).
Si es Persona natural nacional o extranjero:
- Copia de cédula de identidad personal, pasaporte original vigente o carné de residente permanente.
- Registro Comercial, Aviso de Operación o Certificado de Idoneidad, en caso de ser necesario, según la actividad que desarrolle.
- Declaración expresa del domicilio del establecimiento comercial y del propietario (anexar croquis).
- Recibo de servicios básicos que compruebe el domicilio del establecimiento o residencia del empleador.
- Copia del contrato de trabajo debidamente registrado de cada empleado que prestará el servicio, según lo dispuesto en el 67 del Código de Trabajo.
Nota: Se exceptúan los contratos referentes:
1. Labores agrícolas o ganaderas;
2. Servicio doméstico;
3. Trabajos accidentales u ocasionales que no excedan de tres meses;
4. Obras determinadas cuyo valor no exceda de doscientos balboas (B/.200.00);
5. Servicios y obras que se contraten en poblaciones no mayores de mil quinientos habitantes, salvo que se trate de obras con un valor mayor de cinco mil balboas (B/.5,000.00),o de empleadores que ocupen permanentemente más de diez trabajadores.
Si es Persona Jurídica:
- Original y copia del pacto social y sus reformas.
- Certificación del Registro Público actualizada, con vigencia hasta de un (1) año, donde indique la conformación de la Junta Directiva, Representante Legal, si consta Poder General o Especial otorgado por la sociedad o autorización debidamente notariada, a favor de la persona que representará a la sociedad en los trámites administrativos.
- Registro Comercial, Aviso de Operación o Certificado de Idoneidad, en caso de ser necesario, según la actividad que desarrolle.
- Declaración expresa del domicilio del establecimiento comercial y de la sociedad (anexar croquis).
- Original y copia de la cédula del Representante Legal, pasaporte vigente o carné de residente permanente.
- Copia del contrato de trabajo registrado de cada empleado que prestará el servicio, según lo dispuesto en el 67 del Código de Trabajo.
- Recibo de servicios básicos que compruebe el domicilio del establecimiento comercial y el de la sociedad.
Entidades públicas, autónomas y otras:
- Disposición Legal que confiere la existencia jurídica de la entidad.
- Copia del acto de nombramiento del funcionario responsable de la entidad.
- Copia de la cédula de identidad personal vigente del funcionario responsable de la entidad.
¿CUÁNTO TIEMPO DEMORA LA INSCRIPCIÓN?
La Inscripción del Empleador se lleva da cabo tan pronto el Empleador presente su solicitud y haya cumplido con los requisitos exigidos. Una vez formalizada la Inscripción se le entregará la documentación que acreditará el resultado de la Solicitud y se le brindará asesoramiento sobre la presentación y pago de las planillas.
La Caja de Seguro Social se reserva el derecho de llevar a cabo las verificaciones que estime conveniente, tendientes a establecer la veracidad de la información contenida en la Solicitud de Inscripción. Podrá realizar investigaciones a través de los Investigadores de Ingresos, libros contables y/o entrevistas con los trabajadores.
¿QUÉ DEBE HACER EL EMPLEADOR DESPUÉS DE HABER FORMALIZADO LA INSCRIPCIÓN?
a. Cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica de la Caja de Seguro Social y en los reglamentos que la desarrollan e implementan.
b. Notificar al Depto. de Inscripción de Empleadores los cambios que se realicen en sus generales tan pronto se produzcan.
Si necesitas asesoramiento nos puedes contactar con mucho gusto.
En Dominguez & Asociados ofrecemos el servicio de outsourcing de planillas en el cual le brindamos asesoramiento y tramitación de la inscripción del empleador ante la Caja de Seguro Social.